home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / gp21 / gp.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-02-13  |  62.8 KB  |  1,481 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                  GENERAL INVOICE SALES TRACKER - PLUS
  6.  
  7.                         " G I S T - P L U S "
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                         Author & Distributor
  27.                          Robert F. Keber Jr.
  28.                            336 Swain Blvd.
  29.                       Lake Worth, FL 33463-3342
  30.  
  31.                            (407) 969-3643
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                  PROGRAM AUTHOR: ROBERT F. KEBER JR.
  59.  
  60.                           COPYRIGHT (C) 1990
  61.  
  62.                          All Rights Reserved
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                             WHAT IS "GP" ?
  69.  
  70. "GP" (GIST PLUS) is a "Customer Billing" program.
  71.  
  72. It is designed for firms who have a need to produce and print Invoices
  73. which contain "Descriptions" about service (or anything else),  "Names
  74. and Numbers" for parts or products, "Instructions", "Expiration Dates"
  75. or  just  about anything else, in addition to all  the  all  important
  76. "Numbers" which say "How Much".
  77.  
  78. GP's purpose is to allow all of this (and much more), but WITHOUT  the
  79. need  to  hire  or  train a computer operator  who  is  proficient  in
  80. Accounting skills. "GP" has been kept simple enough for a novice.
  81.  
  82. "GP" is NOT an accounting program, but it is a "GROSS INCOME" program.
  83. It  provides all of the "Income" information that most Accountants  or
  84. Bookkeepers  require from a small business. In most cases,  they  will
  85. only need some "GP" Printouts, and the Bank Statements and Check Stubs
  86. to maintain a firm's books.
  87.  
  88. But, in addition to organizing and preparing your Income Data for your
  89. Accountant,  "GP" will provide "You" (as a Manager) with a great  deal
  90. of other very useful business information. It will also  automatically
  91. handle  routine monthly chores (such as Customer  Statements)  without
  92. most  of  the usual mistakes, "Short-Cuts" and oversights  that  occur
  93. when these same tasks are done by an employee with a typewriter.
  94.  
  95. The following are just "some" of the features offered by "GP":
  96.  
  97. Customers:
  98.   - Shows "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" for every customer.
  99.   - Prints a Customer Telephone Directory (2 phones with extension #s).
  100.   - Prints Two Customer Address Directories (Long & Short Versions).
  101.   - Prints Customer Mailing Labels (by Name/City/State/Zip/Area/Etc.).
  102.   - Large "Comment Field" for every customer (Special Terms, Etc.).
  103.   - Prints a Customer Statement or Customer Invoice for any account.
  104.   - Data fields are designed to allow INTERNATIONAL address entries.
  105.  
  106. Invoices:
  107.   - Use "Hand Written" invoices or let "GP" Produce & Print your Invoices.
  108.   - Allows Custom Listings of Descriptions, Part#'s and Work Performed.
  109.   - Sales Tax can be configured to comply with most Laws & Regulations.
  110.   - Can Print Multiple copies of Invoices (Customer & File Copies).
  111.   - Generates New Invoice Numbers & New Customer Numbers automatically.
  112.   - Prints Accounts Receivable Statements with matching Mailing Labels.
  113.   - Prints a list of Invoices for any "Time Period/Customer/Employee".
  114.   - Prints a list of invoices with totals for Accounts Receivable.
  115.   - Provides 11 "ReNameable" Sales Categories + Sales Tax & Shipping.
  116.   - Provides 10 "ReNameable" Sets of "Terms & Conditions".
  117.   - Double checks "Calculations" on hand-written employee invoices.
  118.   - Allows a Six Line "Heading" for your Name, Address & Telephone.
  119.   - Allows a Six Line Invoice Footer for "Thank You" messages, etc..
  120.   - Extensive use of "Pop Up Windows" for easy use & simplicity.
  121.  
  122. Income:
  123.   - Prints Accounts Receivable Customer Statements automatically.
  124.   - Displays "Income Totals by Sales Category" for any time period.
  125.   - Displays "Income Totals" from any Employee for any time period.
  126.   - Displays "Income Totals" from any Customer for any time period.
  127.   - Displays "Outstanding Income" for current Accounts Receivable.
  128.   - Displays every "Unpaid Invoice" in alphabetical order on screen.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134. General:
  135.   - Holds about 725,000 Customer Records & 725,000 Invoice Records.
  136.   - Data files never routinely NEED "Sorting or Purging".
  137.   - Word Processing style commands for the majority of field entries.
  138.   - Use "NAMES or NUMBERS" for retrieving records.
  139.   - Find "Strong & Weak" categories of employee's performance.
  140.   - Find "Strong & Weak" categories of Product & Service performance.
  141.   - Unique "BROWSE" mode for viewing Customer & Invoice records.
  142.   - Shows System "DATE & TIME" on "Main Menu".
  143.  
  144. System Requirements:
  145.   - Computer - PC/XT/AT or Close Compatible
  146.   - DOS or MS/DOS Version 3.0 or higher
  147.   - Ram Memory - 512k minimum
  148.   - Hard Drive Recommended
  149.   - Monitor - Mono or Color 80 column
  150.   - Printer - 80 Column - Dot Matrix - IBM or Epson compatible.
  151.   - CONFIG.SYS FILE Set To: "FILES = 25" (Very Important!)
  152.  
  153.  
  154.             DIFFERENCES - "GIST-ORIGINAL" vs. "GIST-PLUS"
  155.  
  156. Some  time ago we released the "original" version of GIST. Over  time,
  157. that version has come to be referred to as "GIST-ORIGINAL".
  158.  
  159. As it was originally  written, the first version was only designed for
  160. "Keeping   Track"  of "Hand Written" or "Typed"  PAPER  Invoices.  The
  161. program itself, did NOT print or produce any kind of Invoice at all.
  162.  
  163. "GIST-ORIGINAL" was well received. It created more excitement than any
  164. other  software product we have yet produced. We received many  calls,
  165. Letters/Notes/Cards and Registration Support from all over the world.
  166.  
  167. As support poured in, it quickly became apparent to us that there is a
  168. BIG  GAP between the simple and small "Budget" type of  programs  (the
  169. "best" of which are not really suited for running a business) and  the
  170. much  more complicated Accounting & Inventory programs (many of  which
  171. require  a good background in, and a substancial knowledge  of,  Book-
  172. keeping). "GIST-ORIGINAL" helped to fill that gap.
  173.  
  174. But one of the most often suggested improvements was that the  program
  175. should be able to print "some" kind of Invoices on it's own.
  176.  
  177. So.., many "Rapid Fire" revisions of "GIST-ORIGINAL" were produced. We
  178. added  many improvements and new features, and tried hard to keep  our
  179. Users happy. Eventually, we DID add the ability to "GIST-ORIGINAL"  to
  180. print it's own Invoices.
  181.  
  182. But  in  order  to keep GIST compatible  with  earlier  versions,  the
  183. information on those Invoices was (of necessity) somewhat limited when
  184. it  came  to "Descriptions". To make GIST produce and  store  Invoices
  185. containing "Descriptive" information that some Users requested,  would
  186. mean writing an entirely new program, incompatible with the original.
  187.  
  188. And  so  "GIST-PLUS" ("GP") was born. It's purpose is NOT  to  replace
  189. "GIST-ORIGINAL",  but  to  provide an  alternative  solution  for  the
  190. different  needs  of  Users.  While very  similar  in  appearance  and
  191. operation  (especially  at first glance), the two  programs  are  very
  192. different from one another, and each has it's own unique advantages.
  193.  
  194. "GIST-ORIGINAL"  is still meant to be used in situations  where  paper
  195. invoices are produced by employees during "out of office" sales  (such
  196. as in a service company).
  197.  
  198.  
  199.  
  200. Entering the information from those invoices is easy and FAST, as only
  201. "Numbers"  are entered, and not descriptions. The Data files are  very
  202. compact  (numbers  take up less room than text in  a  file),  allowing
  203. better use of smaller disk drives, and easier "Backup" ability.
  204.  
  205. The paper invoices already list all of the "specifics" about each  and
  206. every  sale. So there's no need to have the same (redundant)  Data  in
  207. the  computer  too  (Saves  Time  &  Space).  On  top  of  that,  most
  208. Accountants are only interested in the "Money Numbers", and could care
  209. less about the Parts, Labor & Merchandise Descriptions.
  210.  
  211. "GP"  on the other hand, is meant to be used in situations  where  the
  212. majority of Invoices are produced "in the office", and "Hand  Written"
  213. invoices are rarely used (Mail Order, Real Estate, Retail Store, etc.).
  214.  
  215. "GP" allows the User to store all of the "Money Numbers", PLUS (Catchy
  216. Term...)  all  the  Part Names, Part  Numbers,  Special  Instructions,
  217. Expiration  Dates, Notes, Special Terms, Work Performed, Make,  Model,
  218. Serial#, and just about anything you might "write" on an Invoice.
  219.  
  220. All  of that Data WILL appear on the printed Invoices and IS saved  in
  221. the Data file. This makes for MUCH larger Data files, but with a  Hard
  222. Drive,  that's not much of a problem. It takes a little more  time  to
  223. enter  each Invoice into the computer.., but time is saved "Later"  by
  224. having  ALL  of the Invoice Information instantly available,  and  NOT
  225. having to sift through a filing cabinet trying to find what you need.
  226.  
  227. Which is best? ....depends on your needs. BOTH versions are kept  "Up-
  228. To-Date"  as much as possible. When a new improvement is made  on  one
  229. version, (if possible) it is also made on the "other" version.
  230.  
  231. If you wish to compare both versions of GIST, and are unable to obtain
  232. a Shareware copy of "GIST-ORIGINAL" from your local suppliers (some of
  233. whom can't see the wisdom of carrying BOTH versions), send us $4.00 to
  234. cover  Shipping  & Handling and WE'LL be glad to send you  the  latest
  235. "Shareware" version. Make sure you specify WHICH version you need.
  236.  
  237.  
  238.                              REGISTRATION
  239.  
  240. GENERAL INVOICE SALES TRACKER - PLUS ("GP") is a "Shareware"  package.
  241. This means that we provide you with a fully functioning sample of  the
  242. program for you to "try out" for a short evaluation time. After a  few
  243. weeks  of  use, you are required to either dispose of the  program  or
  244. send  us  the purchase  price for registration. Extended  use  without
  245. proper registration is a  violation of our rights under the  Copyright
  246. Laws of the United States. You can tell if this program is  Registered
  247. (or not) by looking at the bottom of the "Main Menu" screen.
  248.  
  249. Telephone and written support are available primarily for  "Registered
  250. Users"!  But we will not "turn our backs" on anyone who needs help  or
  251. information with any of our products.
  252.  
  253. As  we produce and support many totally different  software  packages,
  254. please  make the following information available whenever you  contact
  255. us for any reason...,
  256.  
  257.                - Program's Full Name
  258.                - Program's Version Number
  259.                - Serial Number (even if NOT Registered)
  260.  
  261.           (Example: "GP Version 1.5 - Serial# 121519902617")
  262.  
  263.   (Serial Numbers are listed on the bottom of the Main Menu screen).
  264.  
  265.  
  266.                  <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  267.                         BONUS FOR REGISTERING
  268.                  <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  269.  
  270. Of  course,  all  those who register will always  receive  the  latest
  271. updated,  improved  and  "Debugged" version of "GP"  and  all  of  the
  272. related files (as well as "Customer Support").
  273.  
  274. But they will also be sent FREE MAJOR UPDATES for up to ONE YEAR after
  275. Registration.
  276.  
  277. In  addition to all of that, they also receive another program  called
  278. "GP-TOOLS.EXE", which is a "support" program for "GP".
  279.  
  280. "GP-TOOLS.EXE" let's the registered user do four (4) very useful tasks
  281. related to manipulating "DTA" files (and the list keeps growing).
  282.  
  283.       #1-  EXTRACT  Invoices  from your "INVOICE.DTA"  data  file  and
  284.       create  assorted  "smaller"  Invoice files.  This  allows  "Date
  285.       Specific" Invoice files to be created with "Yearly, Semi-Annual,
  286.       Quarterly or Monthly" data only.
  287.  
  288.       Another  benefit of this feature is that it allows the  User  to
  289.       keep their "current" Invoice file much smaller in size.  Smaller
  290.       file  sizes increase the program's speed during  data  searches,
  291.       and allows "GP" to be used on some of the smaller disk drives.
  292.  
  293.       #2  - MERGE Invoice files. Allows you to merge together  two  or
  294.       more  "GP"  Invoice files into a larger Invoice file  which  can
  295.       contain  many  years  worth of invoices  (up  to  about  725,000
  296.       separate invoices).
  297.  
  298.       #3  - CLEAR the "Last Sale Date" & "Total Amount  Spent"  fields
  299.       from  all  the records in "CUSTOMER.DTA". Then  Recalculate  and
  300.       insert  new  values  for both of those fields,  based  upon  the
  301.       information contained in the "current" Invoice file.
  302.  
  303.       #4 - Offers additional ability to fix or repair corrupted  "DTA"
  304.       data  files through a "File Maintenance" routine.  This  routine
  305.       will  remove all records marked as deleted, and all  records  it
  306.       finds to be corrupt. This will usually shorten larger files, and
  307.       many  times  this routine will "repair" a corrupted  Invoice  or
  308.       Customer file with only a minimal loss of data. This routine  is
  309.       well  worth the small cost of having it at your disposal if  you
  310.       ever need it.
  311.  
  312.                           HOW DO I REGISTER?
  313.                Mail a Check or U.S. Postal Money Order
  314.               (Payable in US Dollars To "R. KEBER JR.")
  315.  
  316.                          Robert F. Keber Jr.
  317.                            336 Swain Blvd.
  318.                       Lake Worth, FL 33463-3342
  319.  
  320.                         PRICE: $69.00 Per Copy
  321.                   (Florida Residents Add Sales Tax)
  322.  
  323.  
  324.                     Retail Dealers & Site Licenses
  325.      Please Write for Information Using Your Business Stationery
  326.  
  327.        (Prices & Features Are Subject To Change Without Notice)
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.                        Files included with "GP"
  340.                    ===============================
  341.  
  342.  
  343. GP      .EXE - Main Program
  344. GP-SCRN .OVL - GIST Display Screens (Compressed)
  345. GP      .DOC - This Instruction Manual
  346. CUSTOMER.DTA - Data file of sample records
  347. INVOICE .DTA - Data file of sample records
  348. INSTALL .EXE - Installs "GP" on Hard Drive & Prints Instruction Manual
  349. CNF-GP20.EXE - Allows User To "Set-Up" GIST PLUS To Individual Needs.
  350. BRUN45  .EXE - MicroSoft "Run-Time Module" - Allows Smaller EXE Files.
  351.  
  352.  
  353. GP-TOOLS.EXE - Shipped ONLY With Registered Versions.
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.                Files which are created when "GP" is run
  361.              ============================================
  362.  
  363.  
  364. CUSTOMER.DTA - Random Data file for Customer records
  365. CUSTNAME.NDX - Index file - Customer Names
  366. CUSTNUMB.NDX - Index file - Customer ID Numbers
  367. CUSTOMER.BAK - Backup file - Copy of CUSTOMER.DTA
  368.  
  369. INVOICE .DTA - Random Data file for Invoice records
  370. INVNAME .NDX - Index file - Invoice Customer Names
  371. INVNUMB .NDX - Index file - Invoice ID Numbers
  372. ACCREC  .NDX - Index file - Unpaid Invoices
  373. INVOICE .BAK - Backup file - Copy of INVOICE.DTA
  374. GP      .CNF - Configuration File For GP's Custom Settings.
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.                          SETTING UP GIST-PLUS
  399.  
  400. GP.EXE has been written in such a manner as to make it very  adaptable
  401. to different Tax Laws, User needs, and hardware abilities. As a result
  402. there  are many features which can be changed (or "Configured").  Most
  403. changes can be made by running the "GP" program, and then choosing the
  404. "RECONFIGURE" menu selection from the Main Menu.
  405.  
  406. The Reconfigure section of GIST has a lot of "on screen" instructions,
  407. explanations and menus, and there is nothing contained within it to be
  408. afraid  of. It will create a new disk file called "GP.CNF" which  will
  409. contain  a list of all the custom changes you may have selected.  From
  410. then  on,  when GIST-PLUS is run, it will look for  "GP.CNF"  and  (if
  411. found) will use the list of "settings" inside the file.
  412.  
  413.  
  414.                    CONFIGURABLE GIST-PLUS SETTINGS
  415.  
  416.                CONFIGURE CATEGORY       DEFAULT SETTING
  417.        --------------------------------------------------------
  418.               Sales Tax Rate           .05 (Five Percent)
  419.               Sales Tax On Labor       Yes
  420.               Sales Tax On Shipping    No
  421.               Printed Headings         Use Non-Graphic Characters
  422.               Use GIST Letterhead      Yes
  423.               Use User's Stationery    No
  424.               Use "Window" Envelopes   No
  425.               Starting Invoice #       10,000
  426.               Starting Customer #      1
  427.               Num. Invoices Printed    1
  428.               Sales Category #1        "Sale Cat #1"
  429.               Sales Category #2        "Sale Cat #2"
  430.               Sales Category #3        "Sale Cat #3"
  431.               Sales Category #4        "Sale Cat #4"
  432.               Sales Category #5        "Sale Cat #5"
  433.               Sales Category #6        "Sale Cat #6"
  434.               Sales Category #7        "Sale Cat #7"
  435.               Sales Category #8        "Sale Cat #8"
  436.               Sales Category #9        "Sale Cat #9"
  437.               Sales Category #10       "Sale Cat 10"
  438.               Sales Category #11       "LABOR CHRGS"
  439.               Payment Terms #1         "PAID - CASH"
  440.               Payment Terms #2         "PAID - CHECK"
  441.               Payment Terms #3         "PAID - CREDIT CARD"
  442.               Payment Terms #4         "PREPAID ORDER"
  443.               Payment Terms #5         "COLLECT ON DELIVERY"
  444.               Payment Terms #6         "NET CASH - 10 DAYS"
  445.               Payment Terms #7         "NET CASH - 15 DAYS"
  446.               Payment Terms #8         "NET CASH - 30 DAYS"
  447.               Payment Terms #9         "DUE ON RECEIPT"
  448.               Payment Terms #10        "SPECIAL PRE-ARRANGEMENT"
  449.               Last Line Of Invoice     "Sales Rep.:   Customer Rep.:"
  450.               Heading Text - Line #1   "YOUR COMPANY'S NAME & ADDRESS"
  451.               Heading Text - Line #2   "To Insert Your Own Data"
  452.               Heading Text - Line #3   "In These 6 Lines Of Text,"
  453.               Heading Text - Line #4   "Use The RECONFIGURE Selection"
  454.               Heading Text - Line #5   "On The Main Menu.Then On Next"
  455.               Heading Text - Line #6   "Menu, Choose Selection 'P'."
  456.               Footer Text - Line #1    "THANK YOU FOR YOUR BUSINESS"
  457.               Footer Text - Line #2    "To Insert Your Own Data"
  458.               Footer Text - Line #3    "In These 6 Lines Of Text,"
  459.               Footer Text - Line #4    "Use The RECONFIGURE Selection"
  460.               Footer Text - Line #5    "On The Main Menu.Then On Next"
  461.               Footer Text - Line #6    "Menu, Choose Selection 'P'."
  462.  
  463.  
  464. Any (or all) of the above items (and a few "Sub-Items") may be changed
  465. as  often as you like. You may use "RECONFIGURE" over and over without
  466. causing any problems, as it will simply "Read" and then "Re-Write" the
  467. "GP.CNF" file every time you use it.
  468.  
  469. As time goes by, we receive more and more "feedback" from Users.  They
  470. let us know about special tax laws in their area, or make  suggestions
  471. and requests for improvements. As a result, the "RECONFIGURE" part  of
  472. "GP"  will  undoubtedly have new "Configure Routines" added to  it  as
  473. time  goes  by.  Make sure that you "Check It Out"  on  every  Updated
  474. version you obtain.
  475.  
  476. We  also offer the following suggestion about "GP" Configuration.  All
  477. of  the routines for configuration are contained inside another  "EXE"
  478. file called "CNF-GPnn.EXE" (the "nn" in the file name will actually be
  479. the  current program version number). As the file gains more and  more
  480. features  and power, it also gains the ability to do severe damage  to
  481. your data files (if used carelessly or wrecklessly).
  482.  
  483. As  a precaution against this, we suggest that management sets up  the
  484. program configuration as "you" want the program to operate.
  485.  
  486. Then perform and keep a printout of the new configured settings. Those
  487. printouts  are  VERY helpful the next time you need to  use  a  backup
  488. copy, or when you install a newly updated version of "GP".
  489.  
  490. Then,  after doing all of that, move or remove (or rename)  the  "CNF-
  491. GPnn.EXE" file to a secure, limited access area for safe-keeping.
  492.  
  493. By  doing  this, no one else can change any of  the  program  settings
  494. without  your knowledge. Neither can they "accidentally"  delete  your
  495. Data  Files by exploring and experimenting with the program's  various
  496. features.
  497.  
  498. When  "CNF-GPnn.EXE"  has  been removed  and  the  "RECONFIGURE"  Menu
  499. Selection is picked, a small "Error" message will appear on the screen
  500. saying  that  "The  File  Is Missing", and  the  program  will  return
  501. operation to the Main Menu for another Menu Selection. No Problem!
  502.  
  503.  
  504.                   SETTING UP "GP" ON YOUR HARD DRIVE
  505.  
  506. "GP"  is  NOT copy-protected and has no elaborate schemes  to  prevent
  507. copies from easily being made. Copies can be made by any of the normal
  508. DOS/MS-DOS "Copy" or "Disk Copy" commands if you know how to use them.
  509.  
  510. The only precaution we offer if you use these methods to install "GP",
  511. is  that you make a backup of any previous version you may have  been
  512. using BEFORE doing anything else. Then copy ALL of the "GP" files  and
  513. NOT just the ones you "think" you might need. This is especially  true
  514. when  Updating  from a previous Version of "GP". All  "GP"  files  are
  515. "matched"  to  each other and they all MUST be from the  same  version
  516. number.
  517.  
  518. If you have a "Hard Drive C:" in your computer, the BEST WAY  (always)
  519. to set up "GP" is to run the "GP" Program called "INSTALL.EXE".
  520.  
  521. "INSTALL.EXE"  will  NOT erase or delete any of  your  existing  files
  522. without  your explicit "Okay". It will simply "check to see" if a  Sub
  523. Directory called "C:\GP" already exists on your hard drive. If it does
  524. exist,  it  will  warn  you and then give  the  option  to  "Quit"  or
  525. "Continue" operation.
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530. In  the case of an "Update" installation, "C:\GP" WILL already  exist,
  531. and  you  will "Be Warned". Enter a "C"  to  "Continue"  Installation.
  532. INSTALL.EXE  will then "peek" into the target directory, and  then  do
  533. whatever   is   necessary  to  avoid  "over-writing"   your   existing
  534. CUSTOMER.DTA and INVOICE.DTA files.
  535.  
  536. If  there  is no such Sub Directory, INSTALL.EXE will create  it,  and
  537. then "Copy" all the "GP" files to "C:\GP".
  538.  
  539. It will also create another file called "GP.BAT", which it will  store
  540. in  the Drive C: ROOT Directory. This file is created for those  Users
  541. who may not know their way around a Hard Drive too well. Simply typing
  542. "GP"  in the ROOT Directory will automatically switch to  the  "C:\GP"
  543. sub directory and then run "GP.EXE" for the operator.
  544.  
  545. INSTALL  will  also check to see if there is an existing  file  called
  546. "CONFIG.SYS"  in the ROOT Directory of the hard drive.  If  CONFIG.SYS
  547. does  NOT already exist, then INSTALL will create such a file for  the
  548. operator.  The  "CONFIG.SYS"  file will  contain  the  following  very
  549. important commands...
  550.                            FILES=25
  551.                            DEVICE=ANSI.SYS
  552.                            BUFFERS=20
  553.                            BREAK=OFF
  554.  
  555. If  there already is a "CONFIG.SYS" file existing, then  "INSTALL.EXE"
  556. will  examine it's contents and either insert or adjust  the  "FILES="
  557. command  to "FILES=25" which is necessary for "GP" (and lots of other
  558. programs) to run properly.
  559.  
  560. You  can  read  the commands listed in "CONFIG.SYS"  by  entering  the
  561. following command from your system prompt:  TYPE C:\CONFIG.SYS
  562.  
  563.    .....  and if there is such a file, it's contents will be shown  on
  564. your screen (or you can edit or read the file with your Word Processor
  565. or Text Editor).
  566.  
  567. It  is  "VERY IMPORTANT", for the "FILES=25" command to be set  to  at
  568. least  25  or more files or "GP" will run into a "Brick  Wall"  as  it
  569. tries to create and access many of it's associated files. The same  is
  570. true  for many (lots & lots) of other programs as well. So it's not  a
  571. bad idea to set this to "25" files, and never change it again  (unless
  572. another  program tells you to increase it to an even  higher  number).
  573. The "FILES=" command is one where "Too much won't hurt, but too little
  574. will" (within reason).
  575.  
  576. Another important command line for your "CONFIG.SYS" file is one which
  577. allows  the  printing  of "Extended Graphic"  characters.  This  other
  578. command  line should be "DEVICE=ANSI.SYS". "ANSI.SYS" is a file  which
  579. you received either with DOS or MS/DOS. It can (and usually should) be
  580. loaded  into memory as a printer device driver by means of  the  above
  581. command line. For the above command line to work, the "ANSI.SYS"  file
  582. MUST be present in the ROOT directory of your "BOOTUP" disk.
  583.  
  584. If  "ANSI.SYS"  is  not  loaded as a printer  device  driver  in  your
  585. "CONFIG.SYS" file you might not be able to use your "Print Screen" key
  586. to  print some screens, or to run some programs, which contain certain
  587. graphic characters (see your DOS or MS/DOS Manual - ANSI.SYS).
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.                             NO HARD DRIVE?
  597.  
  598. The  same instructions as above are true about the "FILES=25" and  the
  599. "DEVICE=ANSI.SYS" command lines being put in a "CONFIG.SYS" file  even
  600. if you don't have a Hard Drive and are trying to operate "GP"  from  a
  601. removable disk (which will work, but is really not recommended).
  602.  
  603. The newer 720k and 1.2 or 1.4 Meg disks have some ability for  running
  604. "GP",  especially  if  the Registered version  is  obtained.  This  is
  605. because the "GP-TOOL" support program can keep INVOICE.DTA as small as
  606. necessary to stay within the disk's smaller size limitations.
  607.  
  608. Usually, when there is no Hard Drive, most Users make a "BOOTUP"  disk
  609. which they use to start up the computer all the time. Many Users  just
  610. simply use a backup copy of their original DOS/MS-DOS System disk.
  611.  
  612. On such a "BOOTUP" disk is where you should also have the "CONFIG.SYS"
  613. file. This file can be very important (even without "GP")  because the
  614. "CONFIG.SYS"  file is what sets many very important features  in  your
  615. computer's system during the BOOTUP process.
  616.  
  617. Through  it's lines of commands, the "CONFIG.SYS" file allows  you  to
  618. run  many of the more complex programs, do more advanced  printing  of
  619. "extended"  graphic  characters,  set RAM  Drives,  use  extended  RAM
  620. Memory, set memory buffers, load various Device Drivers, and so on.
  621.  
  622. All  of these capabilities are NOT automatically loaded during  BOOTUP
  623. because  each one of these abilities will occupy a little bit of  your
  624. computer's RAM memory. So it follows that if you need every last  byte
  625. of available RAM to run your software, that you wouldn't want a lot of
  626. things you don't absolutely need to be automatically loaded and simply
  627. sit there taking up valuable space.
  628.  
  629. So  the folks who designed your operating system allow you  pick  what
  630. you  want loaded. THAT's what the "CONFIG.SYS" file is used  for.  The
  631. machine will work without CONFIG.SYS, but it's like driving a stripped
  632. down  car with absolutely NOTHING extra on board. Even worse,  because
  633. in this case you already bought all the extras..., and then just  left
  634. them home in the garage.
  635.  
  636. Because  of  the large variety of commands (and the  files  associated
  637. with those commands) which can be placed into a "CONFIG.SYS" file,  we
  638. cannot simply have "GP"  create it's own "CONFIG.SYS" file for you  on
  639. removable  disks. There are just too many variables to try  that.  If
  640. you  have  problems,  see  your DOS or MS/DOS  User  Manual  for  more
  641. information on creating your own "CONFIG.SYS" files.
  642.  
  643.                            GETTING STARTED
  644.  
  645. Once  you  have  gotten  all the "GP" files  installed,  all  that  is
  646. necessary to RUN "GP" is to BOOTUP and....
  647.  
  648.           .... Enter the command.........: GP      <enter>
  649.  
  650. "GP"  will then load, create several new disk files, and  present  you
  651. with the "Main Menu" screen.
  652.  
  653. To  make  things a bit easier for you, we have included  a  couple  of
  654. "sample" Customer and Invoice data files. This will save you the  time
  655. of having to enter your own data just to try out the "GP" program.
  656.  
  657. Feel  free to play around with these sample files, and "get the  hang"
  658. of how the program works. That's the easiest and fastest way to  learn
  659. (most fun way too).
  660.  
  661.  
  662. Run through all the different Menus and features, and try  everything.
  663. Find records, add new records, edit records, delete records. Print out
  664. some  labels,  directories, statements and invoices.  Make  sure  that
  665. everything  in "GP" works well with all of your equipment. That's what
  666. "Shareware" is all about,"Try before you buy".
  667.  
  668.  
  669.            *************** IMPORTANT READING **************
  670.  
  671. IMPORTANT:  When  you are ready to erase the "SAMPLE" data  files  and
  672. begin entering "Real" data....,
  673.  
  674.       COMPLETELY ERASE BOTH "SAMPLE.DTA" FILES FROM THE DISK !!!
  675.                   (But Make Sure You Have "Backups")
  676.  
  677. DO NOT just "Delete" every sample record inside of each file,  because
  678. doing  this  will only "Mark" the records as deleted. They will  still
  679. exist  (and take up room) in the old file until some new  records  are
  680. entered.  Then they will be over-written and replaced. But  that  will
  681. still mess up your "Total Records In File" count. It will also mess up
  682. your  beginning "Record Numbers", because the "Last Issued Number"  is
  683. recorded  inside  the file, and the NEW numbers  are  calculated  from
  684. that number.
  685.  
  686. To  COMPLETELY  ERASE  THE  "DTA"  FILES,  select  the   "RECONFIGURE"
  687. selection on the Main Menu. There is a menu selection for ERASING DATA
  688. files on the Configuration Menu which make this task simple and fast.
  689.  
  690. Once you have ERASED the sample data files, when GP.EXE is run  again,
  691. it will automatically create brand new (and empty) "DTA" files for you
  692. to begin entering your own "For Real" Invoice & Customer records.
  693.  
  694.  
  695.                ***************************************
  696.  
  697.                           PRINTING TROUBLES
  698.  
  699. If you find you are having trouble with "printing" any of the  various
  700. "print" items, look farther into this text for a heading of  "TROUBLE"
  701. and "PROBLEMS" for suggestions on what to check for.
  702.  
  703.                      DATA ENTRY & CURSOR CONTROLS
  704.                    FIELD EDITING -- CURSOR MOVEMENT
  705.  
  706. The  following page or so describes the methods used in "GP" to  enter
  707. data into "Fields".   "Field" is just another word for a "blank  space
  708. to be filled in with information". Example: "NAME:____(field)_______"
  709.  
  710. We  suggest  that you take the time to at least  glance  through  this
  711. information, as most of it has been put there to make life (and  "GP")
  712. easier  for  you.  Some of it will  describe  "Short-Cut"  methods  of
  713. entering  data,  while some of the others will answer  some  questions
  714. before you even think to ask them.
  715.  
  716. INSERT KEY: Toggles between "Insert" & "Overwrite" of characters.
  717.             Cursor changes shape for each mode.
  718.  
  719. DELETE KEY: Deletes character at cursor position.
  720. BACKSPACE.: Deletes character to left of cursor position.
  721.  
  722. LEFT ARROW.: Move cursor left one space.
  723. RIGHT ARROW: Move cursor right one space.
  724. UP ARROW...: Jump to previous field.
  725. DOWN ARROW.: Jump to next field.
  726.  
  727.  
  728. CTRL LEFT..: Move cursor left one word.
  729. CTRL RIGHT.: Move cursor right one word.
  730.  
  731. HOME KEY...: Move cursor to beginning of field.
  732. END KEY....: Move cursor to end of field entry.
  733. CTRL END...: Delete field entry from cursor position to end.
  734.  
  735. PAGE UP....: Jump to top field.
  736. PAGE DOWN..: Jump to bottom field.
  737.  
  738. F-1 KEY....: Exit "Current Routine" and return to the previous menu.
  739. F-5 KEY....: Varied purposes. Watch Bottom Center of Display Screens.
  740. F-10 KEY...: Exit from the "GP" program.
  741.  
  742.  
  743. YES/NO QUESTIONS:
  744.  
  745. In the majority of cases, when "GP" asks a question to be answered  by
  746. a   "Y" or "N", hitting the "Enter" key is the same as entering a  "Y"
  747. (for Yes). But there are a few places where the reverse is true (Enter
  748. = "N"), and still a few other places where you MUST hit a "Y" or  "N",
  749. and  the  "Enter"  key won't be accepted.  It  sounds  confusing,  but
  750. (believe  it or not) it works well and makes good sense  in  practice.
  751. However, when in doubt, just hit the "Y or N" keys.
  752.  
  753.  
  754. DATE & TIME FIELDS:
  755.  
  756. There  are  several  places within "GP" where the "Date  &  Time"  are
  757. displayed  on  the screens. There are also several  places  where  the
  758. "Date" is automatically inserted into a field or printed on a form.
  759.  
  760. If you find that the "TIME & DATE" displays or entries are NOT correct
  761. or  accurate, then the problem is NOT with "GP". The problem  is  that
  762. "YOUR" Computer System's "Clock & Calendar" are not properly set.  All
  763. that "GP" does is to "Read" what your computer says is the proper date
  764. and time.
  765.  
  766. If you have an internal, battery operated "Clock & Calander", then you
  767. had  to  receive "some" kind of software program that  came  with  the
  768. clock  to  "Set & ReSet" the time and date. If you tried that  and  it
  769. didn't work, then maybe your clock's battery is dead.
  770.  
  771. If  you  DO NOT have a "Clock & Cal", then you must manually  set  the
  772. correct  "Time & Date" EVERY TIME you "BOOT-UP" your machine. Do  this
  773. by entering the commands "DATE" or "TIME" at any System Screen Prompt.
  774. For more information on how this is done, read your DOS/MS-DOS manual.
  775.  
  776. We have included all of this text about "Times & Dates" because  we've
  777. been  a bit surprised at the number of complaints we've received  from
  778. Users, who claim that GIST-PLUS's Date & Time are not set properly.
  779.  
  780.  
  781. DATES:
  782.  
  783. The Date's format is always "MM/DD/YY"
  784.  
  785. Anywhere in "GP" where you enter a "date" into a field, the date  will
  786. always  be checked for validity (02/30/90 is no good). If the date  is
  787. invalid,  a "Warning Window" will appear on screen, and the date  will
  788. not be accepted.
  789.  
  790. All Dates may be entered as 01/02/90 or 01-02-90 or just 010290.
  791.  
  792.  
  793.  
  794. INVOICE DATE FIELD: Required Field: - You will not be able to save  an
  795. Invoice  record to disk without entering a proper date in this  field.
  796. To enter "Today's Date" (System Date) in this field, just "exit"  from
  797. this field by ANY method WITHOUT entering any kind of date entry  (Hit
  798. ENTER, UpDn, PgUp, PgDn, F5 Key, etc.).
  799.  
  800. PAID  DATE: To mark an Invoice "Unpaid", don't enter anything in  this
  801. field.  You  accomplish this by just hitting the "Enter"  (or  cursor)
  802. keys. When marked as "Unpaid", the field should show "MM/DD/YY".
  803.  
  804. To mark the "Paid Field" as "Paid" using "Today's Date", just hit  the
  805. "F5 Key" (watch bottom, center of screen).
  806.  
  807. The OLDEST date "GP" can handle is 01/02/50  (Year = 1950)
  808. The NEWEST date "GP" can handle is 12/31/49  (Year = 2049)
  809.  
  810. This range effectively gives "GP" a 100 year date range.
  811.  
  812. SEARCH KEYS:
  813.  
  814. When  "GP"  asks  you  to  enter some  information  to  search  for  a
  815. particular record.....
  816.  
  817. If  asking  for an ID Number, for the best results try  to  enter  the
  818. entire number (not just part of it).
  819.  
  820. If  asking for a Customer's Name, for the best results only enter  the
  821. first  three  or  four characters of the last name.  First  names  are
  822. ignored.  Never enter more than 18 characters of any last name  for  a
  823. search key.
  824.  
  825. If  "GP"  is unable to find a record which matches  the  "Search  Key"
  826. information  which  you provided, an "on screen"  message  may  appear
  827. saying so. You then have the option of trying again.
  828.  
  829. But in some cases, if an "Exact Match" is not found, "GP" will present
  830. the "Next Closest Match" for your inspection, and it will then ask  if
  831. that record is correct (as in the "Browse" mode).
  832.  
  833.  
  834.                      "CUSTOMER DATA ENTRY" SCREEN
  835.                     ===============================
  836.  
  837.             "LAST SALE DATE" & "TOTAL AMOUNT SPENT" FIELDS
  838.  
  839. These two fields are located on the "Customer Data Entry Screen". They
  840. are  "calculated", "filled in" and "maintained" automatically by "GP".
  841. They cannot be changed or edited by an operator.
  842.  
  843. As you enter "New" invoices, these fields will be updated with the new
  844. data automatically.
  845.  
  846. The  amount  displayed  in the "Total Amount Spent"  field  is  always
  847. "rounded  off" to the nearest dollar amount, and there will  never  be
  848. any  "cent" value shown (other than "$ .00"). As a result, the  values
  849. displayed are "close approximate" values.
  850.  
  851. When  an  Invoice  is "Deleted", the amount of that  invoice  will  be
  852. subtracted from the "Total Amount Spent" field.
  853.  
  854. When  an Invoice is "Edited", if the Invoice "Total Amount"  field  is
  855. changed, the "Total Amount Spent" field will be adjusted "Up or  Down"
  856. by the amount of the change in the "Total Amount" field.
  857.  
  858.  
  859.  
  860. The "GP" "Support Program" called "GP-TOOL.EXE" offers the  capability
  861. of  "Clearing  & Recalculating" the "Last Sale Date" &  "Total  Amount
  862. Spent" fields in each customer record. The new data placed into  these
  863. fields will be based upon the Data in the Invoice file in use at  that
  864. time (with "Registered" versions only).
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.                           TWO "NAME" FIELDS
  870.  
  871. "GP"  provides two "Name" fields for entries. The  Last/Business  name
  872. field  contains  30 characters, and the First name field  contains  20
  873. characters.  Combined together, the two fields total a maximum  of  50
  874. characters for names.
  875.  
  876. For  reasons  of  spacing  on paper and  labels,  only  the  first  30
  877. characters of the combined two name fields will be printed on any "GP"
  878. printout.  For this reason, we suggest that you keep all "First  Name"
  879. field entries as reasonably short as possible.
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.                      NAMES & ID NUMBERS AS "KEYS"
  885.  
  886. After a "Customer" or an "Invoice" have been assigned an "ID  number",
  887. and the record is saved to a disk file, you will no longer be able  to
  888. change those numbers through any of the "GP" "Editing" routines.
  889.  
  890.  
  891.  
  892. Once assigned, the "ID Numbers" are "Keyed" to the "Names", and  "Vice
  893. Versa". They are permanently "MATCHED" to each other. The only way  to
  894. change  those "Names & Numbers" is to "Delete" the entire record,  and
  895. then re-enter it all over again.
  896.  
  897.  
  898.  
  899.                     THE "TELEPHONE NUMBER" FIELDS
  900.  
  901. The Telephone Number fields have a special feature in that the entries
  902. may be made as "123-4567" or as "1234567".
  903.  
  904.  
  905.  
  906.                      "INVOICE DATA ENTRY" SCREEN
  907.                    ================================
  908.  
  909.                           THE "DATE" FIELDS
  910.  
  911. Both "Date" fields have some special features. Dates may be entered as
  912. "01/02/90"  or  "01-02-90" or just as "010290". The "Format"  for  ALL
  913. date entries in "GP" is "MM/DD/YY".
  914.  
  915. To "Mark" an Invoice as "Unpaid", don't enter anything into the  "Paid
  916. Date" field (just hit "Enter").
  917.  
  918. All date entries are checked for Validity before being accepted by "GP".
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.                           CATEGORY OF SALES
  927.  
  928. "GP" breaks your sales down into 13 different categories of  "Income",
  929. eleven of which can be renamed by the User by using "CNF-GP.EXE".
  930.  
  931. If  you  operate  a "Service" type of business  (with  "Hourly  Labor"
  932. charges),   we suggest that you use the existing "LABOR  CHRGS"  Sales
  933. Category  for  your Labor charges, because that field  has  a  special
  934. relationship with the Sales Tax set up. You can use CNF-GP.EXE to make
  935. any entries made into LABOR CHRGS taxable or tax exempt, as your local
  936. Laws require (the SHIPPING field can also be taxable or non taxable).
  937.  
  938.  
  939.                          CASH REGISTER SALES
  940.  
  941. If  you use a Cash Register for sales (as well as employee  invoices),
  942. reserve  one  of the "Sales Categories" for "Cash Reg",  and  make  an
  943. entry in that "Sales Category" at the end of each day's business.
  944.  
  945. The  easiest way to do this is to create a "Customer Record" for  your
  946. own  office by entering your firm's name and address in  the  customer
  947. file, or by creating a customer record with a "Name" of "CASH REGISTER
  948. SALES" (or something similar).
  949.  
  950. Then,  at  the end of each day, create an Invoice for  "CASH  REGISTER
  951. SALES" (or whatever) and enter the amount from the Cash Register.
  952.  
  953. If you have several Cash Registers, issue each Cashier an Employee  ID
  954. Number,  and use the "Employee Number" field on each invoice  to  keep
  955. track of "Who" turned in "How Much" on "Which Day".
  956.  
  957. "CNF-GP.EXE"  makes all of the above much easier and simpler,  for  it
  958. can  "Rename" all of the "GP" "Sales Cats" to whatever name  you  wish
  959. (Parts,  Supplies,  Sales, Flat Fee, Lease, Rental,  Etc).  Those  new
  960. names  then  will appear on the screens and on printouts in  place  of
  961. "Sale Cat #".
  962.  
  963. "CNF-GP.EXE"  also  gives you the option of renaming the  field  named
  964. "LABOR CHRGS". We suggest that you ONLY rename this field to something
  965. else  if you operate a type of business that doesn't ever  charge  for
  966. any type of Labor charge.
  967.  
  968. Also, if you do rename "LABOR CHRGS" to something else, then MAKE SURE
  969. that  your "Sales Tax" is set to "LABOR IS TAXED" in the  "CNF-GP.EXE"
  970. Sales Tax menu.
  971.  
  972.                      AUTOMATIC "QUANTITY" PRICING
  973.  
  974. In  "LABOR CHGS" field, you have the ability to  calculate  "Quantity"
  975. math problems such as.....
  976.  
  977. 12.4 Hours at $14.37 each = ?        3.7 Hours Labor at $49.39 each = ?
  978.  
  979. As  soon as you move the cursor into the LABOR field, at  the  bottom,
  980. center  of the screen a message saying "F-5 = Quantity"  will  appear.
  981. That  simply means that if you have a problem like one of  the  above,
  982. just hit the "F-5" key. When you do, an "On Screen Window" will appear
  983. to  take your "Quantity" and "Price Each" information. "GP" will  then
  984. automatically  insert the correct total into the "LABOR CHRGS"  field,
  985. and the "Window" will disappear.
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.                         THE "SALES TAX" FIELD
  993.  
  994. The  Sales Tax Rates and Laws varies greatly from State to State,  and
  995. from  Country  to Country. As a result, we had to program  this  field
  996. with that in mind to make "GP" usable in more locations.
  997.  
  998. The default setting for the Sales Tax Value is ".05" (5 percent). That
  999. amount can be changed to any value from ".0000" through ".9999"  (from
  1000. NO tax to 99.99% tax).
  1001.  
  1002. To  change  the  Sales Tax rate, run "RECONFIGURE".  Then  choose  the
  1003. "NUMBERS" selection from the Configuration Menu.
  1004.  
  1005.              If your tax rate is "5%", enter ----------- .05
  1006.              If your tax rate is "6.52%", enter -------- .0652
  1007.              If your tax rate is "12%", then enter ----- .12
  1008.  
  1009. As  you Enter "New", or Edit "Old" Invoices, when you reach the  Sales
  1010. Tax "%" field, a small window will appear saying "Tax? (Y/N)". If  you
  1011. type a "Y" (or hit Enter) for "Yes", Sales Tax WILL be calculated  and
  1012. charged to the Invoice, based upon the Sales Tax Percentage Rate which
  1013. you set.
  1014.  
  1015. In  situations  where  you  have set a Sales Tax  rate,  but  are  now
  1016. entering a "Tax Exempt" invoice (such as for a church), then just type
  1017. an "N" (for NO), and Sales Tax will NOT be applied to the invoice.
  1018.  
  1019. If  you live in an area where you have a City or County Sales  Tax  in
  1020. addition  to a State Sales Tax, then you will have to combine the  two
  1021. tax rates into one figure.  Example:  6% State Tax  +  4% City Tax   =
  1022. 10% Combined Sales Tax rate.
  1023.  
  1024.                 SALES TAX ON LABOR & SHIPPING CHARGES?
  1025.  
  1026. Another  consideration is whether or not your State requires that  you
  1027. include  or  exclude "Labor Or Shipping" Charges from your  Sales  Tax
  1028. calculations.
  1029.  
  1030. The  "Default" setting for "GP" is to "Include" all Labor  Charges  in
  1031. the Sales Tax calculations, and to "Exclude" all Shipping Charges from
  1032. Sales  Tax. The word "Default" means "What the program will do  unless
  1033. you take steps to change it".
  1034.  
  1035. If  you  operate in a State where Labor Charges are always  Sales  Tax
  1036. "EXEMPT" (like California), then you need to change GP's default Sales
  1037. Tax  setting.  The same is true for places where Shipping  is  taxable
  1038. (like Canada).
  1039.  
  1040. This  is  easily  accomplished  through  the  RECONFIGURE  Main   Menu
  1041. selection. The "Taxation" Routine gives you two choices, to Tax or NOT
  1042. to  Tax Labor or Shipping Charges. Your answer will be recorded  as  a
  1043. "TRUE"  or  "FALSE"  in  another disk file  called  "GP.CNF".  If  the
  1044. recorded  answer is "TRUE" then all values in the respective Labor  or
  1045. Shipping categories will be taxed by "GP", while a "FALSE" entry  will
  1046. have the opposite effect.
  1047.  
  1048.                     CLEARING THE DECKS FOR ACTION
  1049.  
  1050. Once you have gotten "GP" up and running, play around with the  sample
  1051. data files. Get samples of all of the various "Printouts". Change  the
  1052. Names  in the various Sales Categories. "Edit" and  "Delete"  records.
  1053. "Add  New" records. Try your "Print Screen" key on  several  different
  1054. screens.  In general, make sure that "GP" works well with all of  your
  1055. equipment.
  1056.  
  1057.  
  1058. Try changing the printed output on Invoices and Statements by choosing
  1059. selection "P" (PRINTING) from the Configuration Menu. This will  allow
  1060. you  to change the GP Default setting of "TEXT" characters to  any  of
  1061. six  different  outputs  (3  TEXT & 3  GRAPHIC).  After  making  these
  1062. changes,  run "GP" and try printing either an Invoice or Statement  to
  1063. see the effects of different printed outputs. Then, once you've  tried
  1064. them  all, stay with the one you like best (Note: Some printers  won't
  1065. work with GRAPHIC output).
  1066.  
  1067. Once  you're  sure  that everything is okay, and  you  want  to  begin
  1068. entering "REAL DATA", do the following first.
  1069.  
  1070.  
  1071.           ***** GETTING RID OF THE SAMPLE DATA RECORDS *****
  1072.  
  1073. Go to the Main "GP" Menu. Choose the selection for "RECONFIGURATION".
  1074. On the Configuration Menu there is a selection for "Erasing" the  Data
  1075. files.  Use it to erase BOTH the Customer & Invoice Data files.  Then,
  1076. when  "GP"  is  run  again, brand new  (and  empty)  data  files  will
  1077. automatically be created for you.
  1078.  
  1079.  
  1080.                       CUSTOMER & INVOICE NUMBERS
  1081.  
  1082. The  Configuartion  Menu also lets you set  your  "starting"  Customer
  1083. Number and Invoice Number. But this may require a bit of thought first.
  1084.  
  1085. We designed "GP" in such a manner that the Customer "should" never see
  1086. or know what their customer number is. The number will never appear on
  1087. any invoice or statement, and is strictly for YOUR OWN USE.
  1088.  
  1089. So  why  go out of your way to make your Customer  Numbers  large  and
  1090. complicated?  Why not just start with a "1" instead?  Smaller  numbers
  1091. are  usually  easier to remember. But if you wish, you  can  set  your
  1092. starting  customer number anywhere from 0 to 999,999. Set this  number
  1093. BEFORE entering any records in the Customer file.
  1094.  
  1095. INVOICE NUMBERS: Bear in mind that "GP" will never allow any duplicate
  1096. Invoice or Customer Numbers. The default starting "Invoice Number"  is
  1097. "10,000",  but you can change that by using CNF-GP.EXE to  any  number
  1098. you  wish.  This should be done BEFORE any records are  entered in the
  1099. Invoice File if you wish to set a lower number than "10,000".
  1100.  
  1101. But,  if you sometimes use external (hand written) invoices which  are
  1102. pre-printed  and already contain their own Invoice Numbers, then  make
  1103. sure  that  you set your "GP" starting Invoice number  a  fair  amount
  1104. HIGHER than any of the numbers on your pre-printed paper invoices  (to
  1105. avoid "Duplicate Invoice" numbering problems at a later date).
  1106.  
  1107.  
  1108.                          TROUBLES & PROBLEMS
  1109.             "GP" ERROR MESSAGES - "GP" REBOOTS REPEATEDLY
  1110.  
  1111. In  extreme cases where "GP" has been running without problems for  an
  1112. indefinite  period  of time, and it suddenly starts to  give  lots  of
  1113. Error  Messages  and keeps repeatedly "ReBooting"  the  computer  (and
  1114. nothing  you try seems to cure the problem), then you probably have  a
  1115. corrupted "DTA" file. If this happens two or more times in a row, then
  1116. you definitely have a bad "DTA" file.
  1117.  
  1118. If you are NOT a Registered User, then there is not much else you  can
  1119. do except to get and use your latest Backup Copies of your "DTA" files.
  1120.  
  1121. BUT..., if you ARE a Registered User, you have another option.
  1122.  
  1123.  
  1124. Use  GP-TOOL.EXE and run "FILE MAINTENANCE" from the main menu.   This
  1125. routine will remove records marked as "Deleted" from "GP" Data  Files.
  1126. At  the  same time it will also check for bad,  duplicate  or  corrupt
  1127. records, and it will eliminate them too. Usually it's only one or  two
  1128. bad records that will "mess up" an entire "DTA" file.
  1129.  
  1130. Many  times  this routine will "Repair or Fix" a corrupted  Data  file
  1131. with only minimal data loss. Run File Maintenance on BOTH the Customer
  1132. and  Invoice "DTA" files. Then run "GP" again to see what happens.  If
  1133. "GP" seems to run okay, then your problem has been solved (though  you
  1134. may be missing a few file records).
  1135.  
  1136. But,  if  EVEN THIS doesn't work, then your "DTA" file  is  too  badly
  1137. corrupted  for  "fixing". It's time to get your  latest  Backup  "DTA"
  1138. files  too,  and replace the corrupted "DTA" files  with  them.  (Make
  1139. backup copies often for these reasons).
  1140.  
  1141.  
  1142. OTHER REASONS FOR PROBLEMS:
  1143.  
  1144.     - Make  sure that the version of DOS or MS/DOS you are  using  is
  1145.       version 3.0 or higher. Older versions won't work properly.
  1146.  
  1147.     - Make sure CONFIG.SYS is set as described in the previous pages.
  1148.  
  1149.     - Your Printer is "NOT" ready for action, or may be  incompatible,
  1150.       or is NOT plugged LPT Port #1. Many times this problem will simply
  1151.       "Hang Up" your computer UNTIL the printer "IS" ready for action.
  1152.  
  1153.     - Not enough free disk space left.
  1154.  
  1155.     - Not enough free RAM memory available.   Remove all other  Memory
  1156.       Resident programs from memory BEFORE running "GP".
  1157.  
  1158.  
  1159. PROBLEMS WITH PRINTED OUTPUT:
  1160.  
  1161.     - Make sure that you are using a "Dot Matrix IBM/Epson/Compatible"
  1162.     printer.  Daisy Wheel, "Serial" or "non-compatible" printers  just
  1163.     won't work properly (or some won't work at all) with "GP".
  1164.  
  1165.     - Make sure the printer's "DIP SWITCHES" are properly set to print
  1166.     "EXTENDED IBM/EPSON GRAPHIC" characters (see your owner's manual).
  1167.  
  1168.     -  Make sure the printer is plugged into your "Parallel Port  #1".
  1169.     Many computers have more than one Printer Port. A Printer designed
  1170.     to be plugged into a "Serial Port" will not work with "GP".
  1171.  
  1172.     -  If you find that on some of the "GP" printouts you are  getting
  1173.     printed  lines of full "E's, D's" or other characters in place  of
  1174.     solid lines or boxes, then one of two things are happening. Either
  1175.     you don't have your printer set up to print "IBM Extended Graphic"
  1176.     characters (see the Instruction Manual for your printer), or  your
  1177.     printer is not capable of printing Graphics.
  1178.  
  1179.     In  such  cases,  run  the file  called  "CNF-GIST.EXE"  which  is
  1180.     included  with the "GP" family of files. Choose selection  "P"  to
  1181.     set  up  GP.EXE to produce printouts using only one of  the  three
  1182.     sets  of "TEXT" (non-graphic) characters. Then run "GP" again  and
  1183.     try  to  print either an Invoice or Statement. If all  went  well,
  1184.     (and your printer is compatible) your problem should be solved.
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.                   IMPORTANCE OF MAKING BACKUP FILES
  1191.  
  1192. "GP" is a very complex program. It was written using a combination  of
  1193. three different programming languages, and contains many very advanced
  1194. programming routines (Binary Indexed Trees, etc.).
  1195.  
  1196. As such, it performs very well, but it doesn't "take kindly" to  being
  1197. mistreated by operators. The worst thing an operator can do to "GP" is
  1198. to take a "short-cut exit" from the program by simply turning off  the
  1199. computer, or by doing a Warm Boot (Control + Alternate + Delete Keys).
  1200.  
  1201. During a proper exit (F-10 key) "GP" does quite a large number of tasks
  1202. related  to  closing all files properly, restoring the RAM  memory  to
  1203. normal, and in general, just tidying up after itself. To intentionally
  1204. and repeatedly "bypass" those tasks is risking serious damage (or even
  1205. a complete loss) of the data files.
  1206.  
  1207. While we have taken every step we could think of to minimize that kind
  1208. of disaster, on rare occasions it can still happen. This same  problem
  1209. can occur with most programs that access files, and it's not really  a
  1210. problem that's unique "only" to "GP". But because "GP" accesses  "Many
  1211. Files",  and those files all "Interact" with each other, we prefer  to
  1212. stress the importance of proper "Exits" and NOT taking "Short Cuts".
  1213.  
  1214. Because  of  this possibility of Data loss, we can't  stress  strongly
  1215. enough the importance of keeping "Backup" copies of your data files.
  1216.  
  1217. By "Backup" files we don't mean just the backup files that "GP"  gives
  1218. you the option of creating upon an exit (*.BAK). While those files are
  1219. usually  fine as "Backups", it is very easy to overwrite THEM  with  a
  1220. badly  scrambled  (or  "empty") file, leaving  you  with  nothing  but
  1221. useless  files  on  your  disk. So by "Backup  Files"  we  mean  other
  1222. "insurance" backup copies of your "*.DTA" files kept on separate disks
  1223. for safe keeping.
  1224.  
  1225.  
  1226.                        HARD COPY PAPER BACKUPS
  1227.  
  1228. In  addition to "Disk File" Backup copies, we strongly recommend  that
  1229. you  also keep a file of "paper" copies of every invoice. This can  be
  1230. accomplished  by several methods. Either use a copy machine to make  a
  1231. "File Copy" of every GP Invoice, or use "Two Part Carbonless" computer
  1232. paper  to print an original and one "File Copy" at the same  time,  or
  1233. use  CNF-GP.EXE  to set "GP" to print TWO (or more)  copies  of  every
  1234. Invoice.
  1235.  
  1236. In the event of a disaster (fire, flood, lightning, theft, etc.),  the
  1237. rusty  (but tough) old filing cabinet with it's drawers full of  "old
  1238. fashioned" paper Invoices can still "save the day".
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.                    WHAT FILES DO I NEED TO BACKUP?
  1243.  
  1244. When  you decide to make "Backup" copies of your records,  you  really
  1245. only  NEED to make copies of "CUSTOMER.DTA and INVOICE.DTA"  (Assuming
  1246. that your are already using a backup of "GP" and it's related files).
  1247.  
  1248. All  the  other  files  (DAT, NDX,  CFG,  BAK)  can  be  automatically
  1249. recreated as needed. But the two "DTA" files are irreplacable  without
  1250. backup copies.
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256. A  method which "we" use to keep our backups is to create one or  more
  1257. "Archive"  files  containing  the important "GP" files.  We  keep  the
  1258. Archived files in the same directory as "GP" (Hard Drive), and we also
  1259. keep  a  couple of copies of the Archive file on removable  disks  for
  1260. insurance (hard disk crash, etc.). At the end of each day's  business,
  1261. we  simply  "Freshen" the Archive files, and then make  our  insurance
  1262. copies of the Archive files.
  1263.  
  1264. We  have made this method fast, easy and automatic through the use  of
  1265. "BATCH" command files which run "GP" and update the Archive upon  exit
  1266. from "GP" without operator intervention.
  1267.  
  1268.  
  1269.            CONVERTING & RENAMING "BAK" FILES TO "DTA" FILES
  1270.  
  1271. If you should ever want to convert "INVOICE.BAK" or "CUSTOMER.BAK"  to
  1272. a  "DTA"  file,  do so by entering the following  commands  from  your
  1273. system prompt:
  1274.  
  1275.   ... Erase the old "DTA" files...........: DEL *.DTA         <enter>
  1276.   ... Erase all the old "NDX" files.......: DEL *.NDX         <enter>
  1277.   ... Rename both Backup files............: REN *.BAK *.DTA   <enter>
  1278.  
  1279. Then,  when  you  run "GP" again, it will  automatically  create  new,
  1280. updated "NDX" files, and you're ready to go again.
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288. <<<<<<<<<<**************************************************>>>>>>>>>>
  1289. ||||||||||      ADDITIONAL TypeRight SOFTWARE PRODUCTS      ||||||||||
  1290. <<<<<<<<<<**************************************************>>>>>>>>>>
  1291.  
  1292.  
  1293. ADDRESS CONTROLLER: Powerful yet Simple Address & Phone List Manager:
  1294. Handles Multiple Address Files. Does Multiple Label Outputs. Prints  2
  1295. Phone  Book Directories & 3 Address Book Directories. Prints  Index  &
  1296. Rolodex  Cards.  Find records by ID# or SEARCH & FIND  on  ANY  field.
  1297. Address  Records  have fields for 2 Telephone Numbers  &  2  Extension
  1298. Numbers. Also has a 67 Character COMMENT field and an Address CATEGORY
  1299. field. BROWSE through Address Lists with Arrow Keys. Pick/Choose "Who"
  1300. to  print Labels for. LOCK-IN repeticious field entries when  entering
  1301. records  from  "City Directories". Sends ANY  "Printed  Output"  (even
  1302. Labels)  to the printer OR to a "Disk File". Maximum size  of  address
  1303. files is 9,350 records, with an unlimited number of files. Can  MERGE,
  1304. EXTRACT  & SORT address files. CONVERTS address files To/From  RANDOM,
  1305. SEQUENTIAL & DBASE formats.              By: BOB KEBER - Shareware $39
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311. "SUCH'a NICE ADDRESS PROGRAM" ("SNAP"):
  1312. HEAVY DUTY ADDRESS & TELEPHONE program. Has most of the same  features
  1313. as  Address Controller, but handles up to 725,000 Records per  Address
  1314. File. NO LIMIT on Files. Files never need Sorting,  as new records are
  1315. sorted as they are entered. Finds records by Partial NAME or ID#. Mail
  1316. Labels are printed according to the Oct-90 Post Office Address  Layout
  1317. suggestions. Does International Addresses. Many Other Features.  Super
  1318. Fast & Feature Packed.                  By: BOB KEBER - Shareware: $39
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325. GENERAL INVOICE SALES TRACKER - ORIGINAL ("GIST-ORIG"):
  1326. INCOME  &  BILLING program for firms who produce a majority  of  their
  1327. Invoices  from "OUTSIDE" of their own office (such as Service  Firms).
  1328. Provides  all of the "Gross Income Tracking Information"  required  by
  1329. most  Accountants. Knowledge of BOOKKEEPING IS NOT  NECESSARY!  Prints
  1330. Invoices, Statements, Labels, Reports, & Invoice/Customer Directories.
  1331. Does  Acc/Rec  Customer  Statements  automatically.  Holds  about  1.5
  1332. million  records.  Quickly find any record by ID#  or  CUSTOMER  NAME.
  1333. Compact  data  files,  good for smaller disk drives.  Very  Fast  Data
  1334. entry.  Numbers  only  - placed into any of 13  Sales  Categories  (NO
  1335. Descriptions).  Eleven of the 13 Sales Categories can be "Renamed"  to
  1336. suit your type of business. Ready to use! No Inventory to type in,  no
  1337. special forms to purchase. Almost NO program preparation at all.  Just
  1338. set up "Your" Name/Address/Phone, Sales Tax Rate, etc., and it's ready
  1339. to go to work for you.                 By: BOB KEBER - Shareware - $69
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344. GENERAL INVOICE SALES TRACKER PLUS ("GP"):
  1345. INCOME  &  BILLING program for firms who produce  most  Invoices  from
  1346. "Inside"  of their own offices, and who need "Descriptive  -  Computer
  1347. Generated Invoices" which contain more than just "Numbers".   Provides
  1348. all Gross Income information required by most Accountants. BOOKKEEPING
  1349. knowledge  IS  NOT  NECESSARY! Prints  Invoices,  Statements,  Labels,
  1350. Reports, Invoice Directories & Customer Telephone/Address Books.  Does
  1351. Acc/Rec  Customer Statements (with matching Mailing Labels, or set  up
  1352. for use with Window Envelopes). Holds about 1.5 million records.  Find
  1353. any  record by PARTIAL NAME or NUMBER. Creates much larger Data  files
  1354. than  "GIST-ORIG",  so  a Hard Drive is recommended.  Saves  BOTH  the
  1355. Numbers  & Product/Part/Labor Descriptions. Many  Adjustable  features
  1356. can  set up "GP" to fit different business needs and local laws.  Like
  1357. "GIST-ORIG",  "GP" is pretty much "Ready To Go To Work" for  you,  and
  1358. very little program "Set-Up" is required. There are NO extra purchases
  1359. required or needed.                    By: BOB KEBER - Shareware - $69
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364. "R-TRIM": (AN ASCII Text File & Source Code Manipulator & Adjuster)
  1365. -----------
  1366. STANDARD OPERATION: Shortens TEXT Files and ANY ASCII Source Codes  by
  1367. removing ALL "Trailing" Blanks, Spacebars and NULLS from the right end
  1368. of each line of text and from "Blank" lines.
  1369. -----------
  1370. OPTIONS:
  1371. - INSERT or REMOVE a 1 To 9 Space wide LEFT MARGIN (Page Offset)
  1372. - Make room for using Report Covers & for Punching Holes for Binders
  1373. - Eliminate Excessive "Blank Lines" - MAX of 2 In-a-Row saves paper
  1374. - Converts Wordstar "High-Bit" Files to Standard ASCII TEXT Files
  1375. - UN-JUSTIFY: Removes Double & Triple Spacebars from between words.
  1376. - Run from DOS Command Line or with on-screen HELP & OPTIONS MENUS
  1377. -----------
  1378. Ideal for Authors & Editors.            By: Bob Keber - PUBLIC DOMAIN
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388. TypeRight SOFTWARE SALES TRACKER ("SST"):
  1389. A Sales Tracking program for Software Authors who distribute and  sell
  1390. their own software products. Handles multiple Product Files,  changing
  1391. files  quickly  through  "Pop-Up  Windows".  Provides  "Gross  Income"
  1392. information,  displaying  a  wide variety of totals,  sub  totals  and
  1393. averages  for an entire file, or  for  any range of dates you  select.
  1394. Issues  Program Serial Numbers. File records store Customer Address  &
  1395. Phone, Serial #'s, Program Name & Version, Quantity, Price,  Shipping,
  1396. Sales  Tax, Dates Sold & Paid, Purchase Orders & Check #'s (and has  a
  1397. 67  space  COMMENT field). Printing routines include  Mailing  Labels,
  1398. Customer   Address  &  Phone  Books,  Invoices,  Customer   Statements
  1399. (Acc/Rec),  Index  & Rolodex Cards, Shipping Labels,  "Print  To  Disk
  1400. Files", and much more.
  1401.  
  1402. Software Sales Tracker - PATCH ("SSTPATCH"):
  1403. A seperate program (but part of.., and included with "SST") for easily
  1404. "Patching"  a  Customer's Name, Date Of Sale, and  Registered  Product
  1405. Serial Number into any of YOUR "EXE" programs. Includes an  "Automatic
  1406. Bulk Disk Preparation" feature. When on "Full Automatic" SSTPATCH will
  1407. read  data from your "SST" product files, patch your "EXE" files  with
  1408. your  customer information, and then print a mailing label and a  disk
  1409. contents  label. It then follows a list of commands which YOU  provide
  1410. for final disk preparation (FORMAT, REDATE, ARC-IT, COPY, etc.).  This
  1411. "automates" the task of sending out hundreds of disks to Customers and
  1412. Distributors. The only thing you need to do is keep blank disks in the
  1413. drives,  stick on the labels, and mail the finished product. Both  the
  1414. "SST" & "SSTPATCH" programs are part of the same software package, and
  1415. are shipped accordingly.               By: BOB KEBER - Shareware - $39
  1416.  
  1417. "POP-LABEL" ("PL"):
  1418. A small, fast, "Pop-Up-Window" that will allow you to quickly type  up
  1419. and  print  a  "Label" (or multiple copies of a Label)  for  most  any
  1420. purpose (contents labels, address labels, report cover labels,  etc.).
  1421. Each Label can hold up to five lines (32 characters per line) of data.
  1422. Printed  output  is straight ASCII Text (Plain  Vanilla - without  any
  1423. "Printer  Escape Codes") and should work with most parallel  printers.
  1424. This  program can eliminate many of those label typing sessions  still
  1425. done on your old typewriter.            By BOB KEBER - Shareware - $10
  1426.  
  1427.            TAKE ONE OF THE PROGRAMS ABOVE FOR A TEST DRIVE?
  1428.  
  1429.  If you would like to "Try" one or more of the above programs, and are
  1430. unable  to obtain them from your normal software supplier, we will  be
  1431. glad to send "UnRegistered Evaluation" versions directly to you for  a
  1432. small fee to cover Shipping & Handling expenses.
  1433.  
  1434.                        ANY 1 PROGRAM  = $4
  1435.                        ANY 2 PROGRAMS = $6
  1436.                        ANY 3 PROGRAMS = $8
  1437.                        ANY 4 PROGRAMS = $10
  1438.                        ANY 5 PROGRAMS = $10 (no extra charge)
  1439.                        ANY 6 PROGRAMS = $12
  1440.  
  1441.     Send  us  a note stating which program(s) you would like  to  try.
  1442. Please specify the programs by NAME (not just "Send All Programs"). As
  1443. time  goes by, new programs will be added to this list. That's why  we
  1444. will need Program Names to properly fill your order. Be sure to include
  1445. your Name, Return Address, Telephone and Check. Orders are are usually
  1446. shipped within 24 hours of receipt. Make Checks Payable To: "R. KEBER"
  1447.  
  1448.                          ROBERT F. KEBER JR.
  1449.                            336 Swain Blvd.
  1450.                     Greenacres, Florida 33463-3342
  1451.                             (407) 969-3643
  1452.  
  1453.  
  1454.     If you wish to purchase a "REGISTERED" version of any of the above
  1455. programs,  send a check for the amount shown at the  bottom corner  of
  1456. each program's description. There is NO Shipping & Handling Charge  on
  1457. any Registered Version. Florida residents, ADD Sales Tax.
  1458.  
  1459.     After  January,  1992 we suggest that you call us for  an  updated
  1460. price quote BEFORE you send in your order. All prices and features are
  1461. subject to periodic changes without notice.
  1462.  
  1463.       <<<<<<<<<<*************************************>>>>>>>>>>
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.                             Copyright (C)
  1468.                          Robert F. Keber Jr.
  1469.                         TypeRight Corporation
  1470.  
  1471.                          All Rights Reserved
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.       The term "IBM" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1477.       The term "DOS" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1478.     The term "EPSON" is a registered trademark of the Epson Corp.
  1479.   The term "MS-DOS" is a registered trademark of the Microsoft Corp.
  1480.  
  1481.